Perot Systems optimiert Intranet-Suche bei Henkel: Informationen schnell finden, Trends frühzeitig erkennen

Wissen per se lässt sich nur schlecht in Dokumenten oder anderen Informationsspeichern ablegen. Es wird erst durch intellektuelle Arbeit der sogenannten „Knowledge Worker“ erzeugt. Wie Software dabei helfen kann, zeigt das Beispiel der Henkel AG & Co. KGaA. Das Düsseldorfer Unternehmen hat in sein Intranet-Portal eine Such-, Recherche- und Kategorisierungs-Software integriert, mit der Informations-Logistik und Informations-Management spürbar verbessert wurden. Die Wartung und Pflege der Anwendung hat Henkel an die Perot Systems GmbH übergeben, die zudem maßgeblich in die Weiterentwicklung der Suchanwendung eingebunden ist.

Wissen gehört heute zu den wichtigsten Ressourcen von Unternehmen im internationalen Wettbewerb. Um mit diesem wertvollen „Rohstoff“ richtig umzugehen, müssen alle relevanten Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort und aus den unterschiedlichsten Informationsquellen verfügbar sein. Das gilt auch für die Henkel AG & Co. KGaA mit Hauptsitz in Düsseldorf-Holthausen, einem führenden Anbieter von Wasch- und Reinigungsmitteln, Kosmetik- und Körperpflegeprodukten sowie Klebstoff-Technologien. Getreu dem Unternehmensleitsatz „A Brand like a Friend“ gehören Marken wie Persil, Weißer Riese, 3-Wetter-Taft sowie Pritt und Pattex rund um den Globus in vielen Haushalten zu den „täglichen Begleitern“.

Informationen zielgerichtet recherchieren
Das Unternehmen beschäftigt über 55.000 Mitarbeiter in mehr als 80 Ländern. In allen Unternehmensbereichen werden täglich tausende von Dokumenten und Datensätzen erstellt, verteilt, bearbeitet und in den zentralen Datenbanken oder auf File-Servern abgelegt.

Bereits früh erkannte Henkel den Wert von Suchmaschinen, um die Vielzahl an unterschiedlichen Informationen unternehmensweit strukturiert und effektiv zu verwalten, sowie schnell und zielgerichtet zu recherchieren und zu finden. Das verbessert die Produktivität von Mitarbeitern aus allen Unternehmensbereichen, denn sie finden so immer genau die relevanten Informationen und Dokumente, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Dies bringt erheblichen Nutzen für die tägliche Arbeit auf den Gebieten Innovations- und Produktmanagement. Von der ersten Idee bis zum fertigen Produkt sind hier eine Vielzahl von Organisationseinheiten und Anwendungen beteiligt. Die Suchanwendung bietet hierbei den „single point of access“ zu allen relevanten Informationsobjekten wie Kalkulationen und Produktdetails aber auch Bildern und Videos. Speziell in den Bereichen Forschung und Entwicklung und dem Innovationsmanagement sind jedoch immer mehr Informationen aus externen öffentlichen und geschlossenen Quellen wichtig, um technologische Neuerungen oder Trends frühzeitig zu erkennen.

Integrierte Suchanwendung für das Intranet
Ende 2004 entschied sich Henkel nach intensiver Evaluierung zur Suchmaschine RetrievalWare des Anbieters Convera. Dabei lag das Hauptaugenmerk, neben den Schnittstellen zu anderen Systemen, auf der Unterstützung und Berücksichtigung der sehr heterogenen Benutzer- und Rechteverwaltung. Es musste sichergestellt werden können, dass gerade sensitive Daten aus der Forschung oder neue Produktideen nur berechtigte Mitarbeiter finden können. Die Suchanwendung ist direkt über einen Link mit der Intranet-Lösung von Henkel, einer Portalanwendung auf Basis von SAP NetWeaver, verbunden. Seit rund dreieinhalb Jahren werden das Henkel-Intranet und die internen File-Server sowie ausgewählte Intranet- und Internet-Webseiten durchsucht und recherchierbar aufbereitet. Gängige Office-Formate – auch solche älterer Versionen – werden genauso problemlos indexiert wie PDF- und HTML-Dateien oder Inhalte aus den zentralen Lotus-Notes- oder relationalen Datenbanken. Während des Suchvorgangs werden zudem Informationen zu den Zugriffsrechten und Berechtigungskonzepten, wie sie in einer Single-Sign-On-Lösung für die auf SAP NetWeaver Portal basierende Intranet-Anwendung oder auf dem Lotus-Domino-Webserver hinterlegt sind, übernommen. Neben der für alle Mitarbeiter zugänglichen unternehmensweiten Suche mit einer Vielzahl der unterschiedlichsten Quellen, wurden inzwischen spezielle Anwendungen implementiert, um geschäftskritische Prozesse zu unterstützen.

Die Firma Fast Technologies, inzwischen ein Tochterunternehmen von Microsoft, hat von Convera das Produkt RetrievalWare übernommen. Wartung, Pflege und Erweiterung spezifischer Einstellungen sowie die technische Weiterentwicklung der bestehenden RetrievalWare-Installation werden von der Perot Systems GmbH durchgeführt.

Technologietrends frühzeitig erkennen
Die effiziente Verwaltung und das schnelle Finden alltäglicher Dokumente ist zwar ein wichtiger Garant für den Unternehmenserfolg von Henkel, doch nicht der einzige. Als Global Player muss das Unternehmen auch bei wissenschaftlichen Neuveröffentlichungen und aktueller Forschungsliteratur in den Bereichen Chemie, Pharma und Biologie jederzeit auf dem neuesten Stand sein. Nur so lassen sich Technologietrends frühzeitig erkennen und auf mögliche Geschäftspotenziale in den einzelnen Geschäftsfeldern überprüfen.

Das ist keine leichte Aufgabe, denn täglich gibt es weltweit rund 20.000 wissenschaftliche Veröffentlichungen. Wissenschaftliche Spezialverzeichnisse, wie beispielsweise Roempp oder Scopus, bieten über eigene Suchschnittstellen den kostenpflichtigen Zugriff auf die wissenschaftlichen Publikationen ihrer Verlage an. Auch öffentliche Quellen wie Google, Yahoo, News, Blogs und Foren bieten immer mehr nützliche und hilfreiche Informationen. Die Spezialisten von Perot Systems binden diese Verzeichnisse in das Intranet-Portal von Henkel ein und bereiten die Suchergebnisse auf.

Zudem hat der IT-Dienstleister mit Suchfunktionen von Retrievalware eine spezielle Anwendung entwickelt und implementiert, die Anwender automatisch per E-Mail zu ihren jeweils spezifischen Themengebieten mit Hinweisen auf neue Dokumente in abonnierten Zeitschriften, der täglichen Presseschau und Datenbanken versorgt.

Neue Möglichkeiten erschließen
Die Suchanwendung RetrievalWare ist in den vergangenen Jahren an Funktionsumfang stark gewachsen. Das machte ein umfangreiches Re-Design der Benutzeroberfläche als auch der zugrunde liegenden Software-Architektur zwingend erforderlich. Daran arbeiten die Experten von Perot Systems seit Juni 2008. Die neue Architektur basiert auf JEE (Java Platform, Enterprise Edition) und benutzt AJAX für eine moderne Benutzeroberfläche. Zudem erfolgt die Integration weiterer Sprachen in die Suchmaschine, die auf der Grundlage von semantischen Netzen arbeitet. Mit Hilfe einer cross-lingualen Sprachsemantik für Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, Spanisch und Niederländisch lassen sich bei der Suche nach einem Begriff wie etwa „Auto“ auch dessen Übersetzungen anzeigen und in die Suche mit einbeziehen. Ebenso werden externe Suchmaschinen eingebunden. Dabei werden Suchanfragen in Form einer Metasuche auch an die externen Datenbanken, wie zum Beispiel Roempp oder Scopus, weitergegeben und interne wie externe Suchergebnisse angezeigt. Jede dieser Anwendungen benutzt jedoch unterschiedliche Suchmethoden und liefert auch die Ergebnisse nicht in einem einheitlichen Format. Deshalb musste die Suchanwendung zu einem „federated Search“ Framework weiterentwickelt werden. Dieses erlaubt es, einfach und kostengünstig zusätzliche externe Quellen zu integrieren. Hinzu kommt noch der Aufbau fachspezifischer Synonyme und Übersetzungen sowie einer speziellen Taxonomie für Klebstoff-Technologien.

Bei Henkel gibt es Überlegungen, die Suchanwendung auch im Rahmen der Marktforschung zur Beobachtung und Analyse öffentlich verfügbarer Datenbankinhalte sowie der Internet-Präsenzen von marktrelevanten Seiten einzusetzen. Dadurch lassen sich aktuelle Marktentwicklungen und neue Tendenzen in der Forschung noch schneller erkennen.