Modus erleichtert die Erstellung von Dokumenten und senkt durch Druckoptimierung die Kosten um rund 150.000 Euro pro Jahr

„Mit Modus fertigen wir sowohl standardisierte als auch hoch personalisierte Dokumente an. Das System ermöglichte es der BVK, ihr veraltetes Dokumentenmanagement auf den neuesten Stand zu bringen."
Günter Zuchtriegel, Manager IT Applications

Bayerische Versorgungskammer
Die BVK ist die größte öffentliche Institution, die Altersversorgung und Invaliditätsvorsorge für Berufstätige in Bayern anbietet. Im Jahr 2008 erhielt die BVK Beiträge in Höhe von 3,4 Milliarden Euro und zahlte Leistungen in Höhe von 2,3 Milliarden Euro aus. Die BVK beschäftigt 1.100 Mitarbeiter.

Herausforderung
Das Drucken von Kundenkommunikation war unflexibel und konnte nicht erweitert werden. Eine neue Lösung sollte die Ansprüche eines hohen Druckaufkommens erfüllen und zugleich moderne Dokumente erstellen können.

Lösung
Zur Erstellung aller Kommunikationsdaten wurde das System Modus ausgewählt und in zehn Geschäftsbereichen eingeführt. Modus ist nahtlos in das Kundenmanagementsystem der BVK, FUTURA, sowie in das Archivierungssystem ADUS integriert. Der komponentenweise Lösungsansatz ermöglicht es, einzelne Textbausteine einmal zu definieren und sie dann in einer Vielzahl von Dokumentenvorlagen wieder zu verwenden. Mit Modus erstellt die BVK sowohl standardisierte als auch hoch personalisierte Dokumente.

Flexible Dokumentenerstellung
Die BVK führt die Geschäfte von zwölf berufsständischen und kommunalen Altersversorgungseinrichtungen für Berufstätige. Alle Fachkräfte, beispielsweise Ärzte, Anwälte und Apotheker in Bayern, müssen der BVK beitreten. Die BVK verfügte über ein sehr altes, auf Großrechnern basiertes System für das Kundenmanagement, das mehrere staatliche Institutionen gemeinsam nutzten. Obwohl dieses System die Kundenkommunikation schnell druckte, war es unflexibel, nicht mehr zeitgemäß und konnte nicht erweitert werden. Bereits 1999 startete die BVK eine Ausschreibung für die Einführung eines neuen CRM-Systems, suchte einen geeigneten Partner für das Projekt und entschied sich bei der Erstellung von Dokumenten für das System Modus.

„Viele unserer Dokumente waren zwischen 20 und 25 Jahre alt. Wir hatten keinen vollständigen Überblick über die vorhandenen Dokumente und meist war es einfacher, ein neues zu erstellen, als ein ähnliches zu finden, das man wieder verwenden konnte. Außerdem waren die Dokumente altmodisch, ohne Farben oder Grafiken. Für uns war es wichtig, bei der Erstellung der Dokumente auf Microsoft Word als Textverarbeitung zurückgreifen zu können. Wir drucken jedes Jahr mehr als sechs Millionen Dokumente mit rund 15 Millionen Seiten. Etwa ein Drittel davon werden in nur einem Monat gedruckt – und das zweimal pro Jahr. Die neue Lösung musste deswegen den Ansprüchen unseres hohen Druckaufkommens genügen und zugleich moderne Dokumente produzieren." erklärt Günter Zuchtriegel, Manager IT Applikationen bei der BVK.

2002 startete die BVK das Projekt zur Entwicklung des neuen CRM-Systems FUTURA. Zur Anfertigung aller Kommunikationsdaten wie die jährlichen Versicherungsnachweise an die Mitglieder, die monatlichen Zahlungen für Anspruchsberechtigte, die Verträge für neue Mitglieder (Einzelpersonen und Unternehmen) sowie Antwortschreiben auf Kundenanfragen, wurde Modus ausgewählt. „Wir haben Modus in zehn Geschäftsbereichen eingeführt, etwa für Apotheker, Architekten, Anwälte, Ingenieure, Angestellte im öffentlichen Dienst etc. Jede dieser Abteilungen verfügt über eine separate Installation. Modus ist vollständig in FUTURA und unser Archivierungssystem ADUS integriert und sorgt für einen nahtlosen Prozess von der Erstellung bis hin zur Sicherung wichtiger Kommunikationsprozesse", erläutert Wolfgang Denz, Projektleiter innerhalb der IT-Abteilung der BVK.

Flexible und anpassungsfähige Dokumentenerstellung
Die BVK verfügt insgesamt über 7.000 verschiedene Dokumentenformate. „Zuvor verlangte die Erstellung eines neuen Dokumentenformates Programmier-leistungen durch die IT-Abteilung. Nun können wir sehr einfach neue Dokumente mit Hilfe der Komponentenstruktur von Modus aufsetzen. Wir haben dafür 1.600 Bündel, 7.000 Dokumente und etwa 25.000 bis 35.000 Textbausteine definiert. Ein Bündel bedeutet dabei ein Set von Dokumentformaten für den selben Adressaten", erläutert Wolfgang Denz.

Sieben Dokumentdesigner kreieren Dokumentvorlagen, die die Grundstruktur eines Dokumentes mit Microsoft Word als Texteditor definieren. Der Designer stellt Regeln und Logik für die Zusammensetzung der Inhalte des Dokuments auf, darunter Texte und Grafiken sowie verschiedene Daten aus FUTURA. Diese Herangehensweise ermöglicht es, Textkomponenten wie Fristen und Vertragsbedingungen einmal festzulegen, um sie dann in einer Vielzahl von Dokumentvorlagen wieder verwenden zu können. Daraus ergibt sich eine Lösung, die ebenso leistungsstark wie einfach zu bedienen ist. „Wir werden in diesem Jahr ein neues Logo einführen. Dass wir mit Modus arbeiten, erleichtert dabei den Übergangsprozess. Wir erwarten, dass der Zeitaufwand pro Dokument nur noch zehn Minuten beträgt, dazu kommt je Abteilung eine Testwoche ", sagt Wolfgang Denz.

Schnelle und einfache Erstellung personalisierter und moderner Kommunikation
Wenn ein Mitglied die BVK anruft und eine Antwort generiert werden muss, legt Modus automatisch das zuvor entsprechend definierte Dokument vor. Der Nutzer kann das Dokument anpassen indem er optionale Textbausteine auswählt und Notizen oder Kommentare einfügt, die auf den mit dem Dokument verknüpften Regeln basieren. Danach kann er dank der Vorschaufunktion im vertrauten Microsoft-Interface das fertige Dokument prüfen. All das geschieht, ohne dass der Nutzer die aktuelle Applikation verlassen muss.

Modernes Drucken spart Kosten
„Unser Online-Druckvolumen ist mit zehn bis 15 Prozent relativ klein. Wir erledigen das auf lokalen Druckern im Hause, wobei sich zwischen fünf und 20 Anwender ein Gerät teilen. Hohes Druckaufkommen lagern wir an einen Dienstleister aus. Alle Drucksachen, die nicht zeitkritisch sind, werden gesammelt einmal pro Woche gedruckt. Im Schnitt druckt die BVK jeden Monat rund 700.000 Seiten. In Spitzenzeiten, wenn zum Beispiel die Jahresendabrechnungen erstellt werden, kann das Druckvolumen leicht vier Millionen Seiten pro Monat übersteigen. Wir optimieren den Druckvorgang, indem wir wöchentlich drucken und Dokumente an die selbe Adresse in einem einzigen Umschlag versenden. Das ergibt eine Einsparung von zehn bis 15 Prozent und summiert sich auf etwa 150.000 Euro pro Jahr", so Denz weiter. Mit den Statistiken, die Modus liefert, kann die BVK sowohl die Dokumente als auch das Druckvolumen verfolgen. „Mit Modus erstellen wir sowohl standardisierte als auch hoch personalisierte Dokumente - 15 Millionen Seiten für 1,8 Millionen Verträge. Mit einer einzigen, leicht adaptierbaren Lösung, die moderne Dokumente in hoher Qualität liefert, ist es uns gelungen, die Dokumentenerstellung der BVK zu modernisieren." bestätigt Günter Zuchtriegel, Manager IT Applications bei der BVK.

„Wir sind ständig auf der Suche nach Wegen um die Druckprozesse zu optimieren. Dazu zählt sowohl die Zeit für die Erstellung der Dokumente, als auch die Zeit für den Druck selbst. Mit der bevorstehenden Aufrüstung auf Modus⎥one können wir die Ausgabe in Datenbankfunktionen steigern. Künftig planen wir auch Ausgabe der Dokumente im PDF-Format", erklärt Wolfgang Denz.

Erfolgsfaktoren
• Schnelle und einfache Erstellung moderner, personalisierter Kommunikation
• Die Anbindung von Modus an bestehende Kundenmanagement- und Archivierungssysteme ermöglicht einen nahtlosen Prozess von der Erstellung bis hin zu gesicherten Aufzeichnungen jedes wichtigen Schriftverkehrs
• Keine Programmierung durch die IT-Abteilung nötig
• Einmal festgelegte Textbausteine werden in einer Vielzahl von Dokumentvorlagen wiederverwendet
• Die Output-Optimisierung durch wöchentliches Drucken führt zu Einsparungen von 10 - 15 Prozent (150,000 EUR pro Jahr)