Microsoft Exchange Server 2007: Messaging und Collaboration | DAIICHI SANKYO strafft Geschäftsprozesse mit einheitlicher Messaging-Plattform

DAIICHI SANKYO ist ein weltweit tätiges Pharmaunternehmen. Die Konzernzentrale befindet sich in Tokio, die Deutschland- und Europazentrale in München. Einer der zentralen globalen Produktionsstandorte des Konzerns liegt im bayerischen Pfaffenhofen. In seinen Forschungsaktivitäten konzentriert sich das Unternehmen auf die Bereiche Herz/Kreislauf, Hämatologie, Diabetes, Antiinfektiva und Krebs. Ziel ist es, Arzneimittel zu entwickeln,
die als beste in ihrer Klasse gelten oder eine neue Wirkstoffklasse begründen.

Anforderungen

Jens Hittmeyer, Vice President IT bei DAIICHI SANKYO in München, leitet seit Herbst 2008 die IT-Abteilung. Eines der wichtigsten Projekte war dabei die Vereinheitlichung der Messaging-Plattformen. „Wir hatten eine historisch gewachsene Maillandschaft“, erzählt Hittmeyer: In München und Pfaffenhofen
kamen noch IBM Lotus Notes Domino 6.5 als Server und der Notes Client 7 auf den PCs zum Einsatz. In Japan, den USA und in neun europäischen Ländern setzte DAIICHI SANKYO aber bereits auf Microsoft Exchange
Server und Microsoft Office Outlook. „Unser Ziel war eine Messaging-Lösung, die so einfach wie möglich zu nutzen und schnell einzuführen ist“, erklärt Hittmeyer. Jedoch betrieb jeder europäische Standort selbst seine Messaging-Umgebung. „Die heterogene Serverlandschaft war unwirtschaftlich,
administrativ aufwendig und komplex in Datenhaltung und -austausch“, analysiert Hittmeyer. Flexibilität war eine Kernanforderung. „Der Zugriff auf Mails, Kalender und Kontakte sollte von überall aus möglich sein: via Client, Web oder von mobilen Geräten aus“, so Hittmeyer weiter. Erwartet wurde auch eine rasche Suche in Mailpostfächern mit hoher Relevanz bei der Trefferquote.

Lösung

Der Ansatz für die einheitliche Messaging-Umgebung sah vor, Microsoft Exchange Server 2007 Enterprise Edition einzusetzen und Microsoft Office Outlook 2007 als Client zu installieren. Lotus Notes Domino und der Notes-Client bleiben nur noch für spezielle Datenbankanwendungen im Einsatz.
„Mit Exchange Server 2007 und Office Outlook 2007 können wir auch unsere Arbeitsabläufe effizienter gestalten als mit Lotus Notes“, erklärt Hittmeyer. „Beispielsweise liefert die Suche in den Postfächern schnellere und genauere Ergebnisse.“ In nur drei Monaten wurde die Migration umgesetzt. Das gelang dank der Unterstützung
des Microsoft-Partners infoWAN und des Microsoft CPM-Teams Ost (Corporate Program Managed) unter Leitung von Ümit Aytekin. Das IT-Team von DAIICHI SANKYO testete sechs Wochen lang den Rollout. „Es
gab einige Herausforderungen“, erinnert sich Lars Riehn, Geschäftsführer von infoWAN. „Aufgrund unserer Erfahrung und der guten Zusammenarbeit mit dem Team von
Jens Hittmeyer konnten wir diese jedoch sehr gut meistern.“ „Schnell haben wir gesehen, dass die Migration problemlos laufen wird“, berichtet der Projektleiter Bernd Wegener. 800 Arbeitsplätze
in Deutschland waren in nur sechs Wochen von Lotus Notes zu Microsoft Exchange Server migriert. Da künftig auch die Exchange-Installationen in den elf Niederlassungen von München aus zentral verwaltet werden sollen, werden bis Ende 2010 insgesamt 1700 Mailboxen migriert.
Drei Viertel der deutschen Nutzer hatten ausschließlich mit Notes gearbeitet und keine Erfahrung mit Office Outlook. „Daher haben wir ein ungewöhnliches Konzept gewählt“, sagt Hittmeyer. „Statt übers Wochenende haben wir die Rechner über mehrere Tage umgestellt.“ Vormittags wurden
die Mitarbeiter geschult, danach war ihr PC umgestellt, und sie konnten das Gelernte gleich umsetzen. „Das hat sich bewährt, wir hatten nur wenige Nachfragen“, sagt Supportspezialistin
Ulrike Kühnel. „Das spricht auch für die logische und eingängige Bedienung
von Microsoft Outlook 2007.“

Nutzen

„Mit Exchange Server 2007 haben wir eine stabile, sichere und hervorragend skalierbare Messaging-Plattform eingeführt“, resümiert Hittmeyer. Und die Anbindung an das Messaging-System ist ebenfalls so flexibel geworden wie geplant: Der Zugriff auf Mails, Kalender und Kontakte läuft sowohl via Office Outlook als auch per Browser und über beliebige mobile Geräte.“ Mit Exchange und Outlook zogen die neuesten Funktionen im Bereich Messaging bei DAIICHI SANKYO ein. infoWAN installierte dazu Microsoft Office Communications Server 2007 R2 samt Enterprise-VoIP-Funktion. Die Mitarbeiter können nun direkt aus
Microsoft Office heraus telefonieren und Videokonferenzen vom PC aus führen. „Damit muss nicht mehr jede Kommunikation über E-Mail laufen, für eine kurze Abstimmung in den internationalen Teams reicht eine
Nachricht im Messenger oder eine Videokonferenz“, erläutert Hittmeyer. Zudem können Mitarbeiter aus jeder Office-Anwendung heraus sehen, ob die anderen Teammitglieder gerade erreichbar sind.
Als Besonderheit wurde gleichzeitig Microsoft Office SharePoint Server 2007 eingerichtet. Er bildet die Basis für das neue Intranet und unterstützt auch die Personalverwaltung: Personalprozesse, die über SAP
ERP Human Capital Management gesteuert werden, lassen sich via Office SharePoint
Server mit Microsoft Active Directory abgleichen. „So haben wir die Personalsicht auf die Mitarbeiter elegant mit der technischen Nutzerverwaltung im Active Directory gekoppelt“, erklärt Hittmeyer.
Bei DAIICHI SANKYO wird die Vereinheitlichung der IT weiter vorangetrieben.
Hittmeyer und sein Team sind gerade im Bereich Client-Security aktiv. Auf der Wunschliste stehen ein Virenschutzpaket, etwa Forefront Client Security, und eine Verschlüsselungslösung
wie Bitlocker. Fest steht schon: Office SharePoint Server 2007 und Exchange Server 2007 werden in Kürze auf
die neuesten Versionen 2010 migriert