Internationales Wachstum dank flexibler Lieferlogistik: Büroartikelhersteller Durable verbessert Lieferservice nach SAP-Einführung

Bereits im Jahr 2005 führte Durable die wichtigsten Basis-Module von SAP ERP ein. Die Ausrichtung auf internationale Märkte wie Russland, USA und Großbritannien hatte die bisherige IT-Lösung an ihre Grenzen stoßen lassen. Um die Lieferlogistik zu optimieren und schnell auf die Wünsche der Kunden reagieren zu können, folgte später die Installation der strategisch wichtigen Vertriebs- und Lagerlogistik mit mobiler Datenerfassung.

Sie schützen wichtige Aufträge glasklar, ordnen Lieferscheine zwischen Registraturblättern, bringen das Alphabet in die Dokumentenmappe, lassen unsere PC-Mäuse sanft gleiten oder entlasten die Handgelenke an der Tastatur: Die vielen praktischen Helfer aus dem Hause Durable sorgen im Büro dafür, dass alles seine Ordnung hat. Und wenn sich die Prospekthüllen oder Namensschilder dem Ende zuneigen, ist sofort für Nachschub gesorgt.

Dass dies in tausenden Unternehmen, egal ob groß oder klein bis hin zum rasenden Reporter so funktioniert, garantiert die Lieferlogistik der seit über 85 Jahren erfolgreichen Durable Hunke & Jochheim GmbH & Co. KG im westfälischen Iserlohn. Das Familienunternehmen zählt heute weltweit zu den führenden Herstellern von Büroorganisations- und Präsentationsmitteln.

„Der Markt rund um Büroartikel ist in Deutschland rückläufig und daher heiß umkämpft. Wir haben es aber nicht nur aufgrund unserer stetig weiter entwickelten Produkte, sondern vor allem durch eine sehr gute Vertriebs- und Lieferlogistik geschafft, regelmäßig Wachstum zu erwirtschaften. Einen großen Anteil dieses Erfolges haben wir unserer effizienten IT- und Fachabteilungsorganisation zu verdanken“, erklärt Jürgen Schulte, Leiter ITK / ORG bei Durable.

International und zukunftssicher

Das über die Jahre stetige Wachstum konnte in den 90er Jahren noch überwiegend durch eine IT-gestützte Finanzbuchhaltung bewältigt werden, die damals mit der DCW-Software realisiert wurde. Doch die Lösung stieß an ihre Grenzen, funktional wie geografisch. „Unsere Internationalisierung hin zu weit entfernten Märkten wie Russland, USA und Großbritannien erforderte schließlich eine moderne und vor allem global zukunftssichere ERP-Lösung, die alle Geschäftsprozesse besser unterstützte und auch für unsere komplexe Lagerlogistik flexibel und offen genug sein musste. Unsere ausführlichen Marktrecherchen ergaben, dass eine integrierte SAP-Lösung die von uns gestellten Anforderungen am besten erfüllen konnte“, so Schulte. Gemeinsam mit dem Leiter Logistik, Michael Truß, begann die Auswahl des Implementierungspartners.

Als Partner für die Einführung der neuen Lösung wählte Durable im Rahmen einer Ausschreibung die SAP-Tochter Steeb Anwendungssysteme, die seit über 30 Jahren auf Kunden aus dem Mittelstand spezialisiert ist und weiß, wo dort der Schuh drückt. „Ganz wichtig war für uns aus Büroartikelhersteller auch, dass Steeb über spezielle Migrationswerkzeuge für das abzulösende DCW-System verfügte, so dass ein reibungsloser und weitestgehend risikoloser Übergang auf SAP möglich war und die Lieferbereitschaft stets sichergestellt werden konnte“, führt IT-Spezialist Schulte aus. Unterstützt wurde Steeb durch seinen Partner Gambit Consulting, den Durable bereits gekannt und daher ebenfalls in die Ausschreibung mit einbezogen hatte.

Erst einmal die Standards…

…war die Devise des dreistufigen Einführungsprojektes, in dem insgesamt über etwa zweieinhalb Jahre IT-Spezialisten der Firmen Steeb und Gambit sowie ein Kernteam von etwa 20 Mitarbeitern aus IT und Fachabteilungen zusammen arbeiteten. Die Projektleitung lag in den Händen von Durable. Dabei war ein Erfolgsfaktor, dass die Projektleitung aus der IT, Jürgen Schulte, und der Logistik, Michael Truß, gemeinsam gebildet wurde. Sie wurden von einem externen Projektleiter aus dem Steeb/Gambit-Team unterstützt, der auch als Vermittler bei Interessenskonflikten oder bei Stockungen fungierte.

In der ersten Phase wurde im Laufe von drei Monaten das Gesamtkonzept erstellt, in dem vor allem die durch SAP zu unterstützenden Geschäftsprozesse genau analysiert wurden. „Wir hatten zwar viele Standardabläufe, wie in jeder Firma gab es aber auch bei Durable Besonderheiten wie zum Beispiel die Preisfindung im Vertrieb oder unsere flexible Lagerabwicklung, an welche die Software später angepasst werden musste. Diese Planungsphase diente auch dazu, unsere neuen IT-Kollegen von Steeb und Gambit gut kennenzulernen“, erklärt Schulte.
Geplant wurden schließlich die Module für die Materialwirtschaft sowie das Lagermanagement, die Produktionsplanung, den Vertrieb, das Finanzwesen und das Controlling.

Die praktische Einführung der ersten Module erfolgte in der Phase II, die innerhalb von acht Monaten abgeschlossen war. Als Hardware für die SAP Umgebung nutzt Durable zwei Midrange Server vom Typ IBM System i.

Da Durable kein „Big Bang Projekt“ durchführen, sondern zunächst die gängigen Anwendungen realisieren wollte, begann das Team aus IT-Dienstleistern und Kundenmitarbeitern mit dem Customizing der Basis-Module FI, CO, MM und PP inklusive der Schnittstellen zu den Altsystemen im Lager und Vertrieb. „Diese beiden Bereiche wurden zunächst nur mit SAP verbunden, weil wir das neue System ein Jahr lang kennen lernen wollten. Zudem mussten Steeb und Gambit für die Lagerverwaltung und den Vertrieb teilweise Durable-spezifische Funktionalitäten entwickeln und in ABAP programmieren. Das wollten wir uns gerne für später aufheben“, resümiert Jürgen Schulte.

Natürlich wurden auch die Basis-Anwendungen vor ihrem Going Live mit ausgesuchten Mitarbeitern in den Fachabteilungen eingehend getestet, um keine Überraschungen zu erleben. Nach erfolgreicher Testphase konnten insgesamt 150 User sofort mit dem System arbeiten.

Spannung in Phase III

Der spannendere Projektabschnitt startete dann im darauf folgenden Jahr: Die Anpassung, Programmierung und letztlich Inbetriebnahme der Module für Vertrieb und Lagermanagement, wobei die Integration der mobilen Datenerfassungsgeräte (MDE) für die geschäftskritischen Prozesse rund um die Lieferung die wichtigste Rolle spielte. Obwohl die Lagerabwicklung mit mobilen Transaktionen in SAP gerade im Mittelstand eher selten genutzt wird, setzte Durable auch hier auf die SAP-Software, die allerdings verschiedene Eigenentwicklungen erforderte. Diese wurden aber im eigenen Namensraum durchgeführt, so dass die Release-Fähigkeit von SAP erhalten bleibt.

„Das A und O in unserem Geschäft ist die schnelle Lieferung. Was bis 12.00 Uhr mittags bei Durable bestellt wird, ist am nächsten Tag beim Kunden. Daher haben wir dafür sehr umfangreiche Testszenarien aufgebaut, die an mehreren Wochenenden die komplette Auftragslast eines Tages simulierten, vom Wareneingang über die Kommissionierung aus den Regalen mit chaotischer Lagerhaltung bis hin zur Verpackung“, sagt Schulte.

Um hier auf der absolut sicheren Seite zu sein, testete das Team aus Steeb/Gambit- und Durable-Mitarbeitern den gesamten Durchlauf vier Mal. Dabei zeigten sich in der Performance anfangs Probleme bei den Antwortzeiten beim Scannen der Barcodes mit den Bluetooth-MDE. Von wenigen Millisekunden mit dem Altsystem war man plötzlich in den Sekundenbereich geraten, was natürlich viel zu langsam war. Im Wireless LAN riss die Funkverbindung ab. „Anfangs wusste keiner warum und je näher der Endtermin rückte, desto nervöser wurde die Geschäftsleitung“, erläutert Jürgen Schulte. Schließlich wurde der Fehler dank des kompetenten Berater-Teams doch gefunden: Da alle MDE immer an einem Sammelpunkt gelagert werden sollten, wurde der in der Nähe liegende Access Point durch zu viele Signale gestört. Als diese eher einfache Ursache beseitigt war, lief das System reibungslos und auch mit guter Performance.

Lieferlogistik stark optimiert

Speziell durch die Kombination aus SAP-Standard und intelligent programmierter Eigenentwicklungen konnte Durable seine Lieferlogistik – vom Wareneingang bis zum Versand – optimieren und den Lieferservice zum Kunden hin auf hohem Niveau halten. „Neben der Implementierung im SAP war es wichtig, dass die MDE Abwicklung von der bisherigen ASCII-Oberfläche auf eine moderne grafische Oberfläche migriert wurde“, so der Logistikexperte Truß. Größter Vorteil ist heute die Integration aller Prozesse in einem System, in dem die Daten transparent und sehr schnell zur Verfügung stehen. Speziell die Produktion hat heute enorme Vorteile durch bessere Informationen, welche Produkte wann und wie schnell an welchen Standorten gebraucht werden. Auch weitere Organisationseinheiten wie zum Beispiel neue Niederlassungen oder Lagerstandorte lassen sich über SAP kurzfristig in dem System abbilden. „Schnelle Reaktionsfähigkeit auf die Wünsche unserer Kunden und damit auch die Notwendigkeit, in Prozessketten flexibel eingreifen zu können, ist in unserer Branche entscheidend für den Erfolg. Durch die reibungsloseren und damit verbesserten Geschäftsprozesse machen wir mit gleicher Mannschaft deutlich mehr Umsatz“, bestätigt Schulte.
Entscheidend bei der Einführung von SAP war das gut funktionierende Team über den gesamten Projektzeitraum. „Wichtig war uns die Motivation des Projektteams. Durch mehrere Veranstaltungen, vom Kick Off Meeting bis zur Projektabschlussfeier, konnten wir den Spannungsbogen aufrecht halten“, betont Michael Truß.

Wie geht es weiter?

Aufgrund der großen Zufriedenheit mit der neuen Lösung hat Durable bereits ein neues SAP-Projekt gestartet. Um ein zuverlässiges und stets aktuelles Reporting zu erhalten, entschied sich der Büroartikelhersteller, SAP BusinessObjects einzuführen. Das Projekt ist soweit vorangeschritten, dass bald die ersten Ergebnisse vorliegen werden. Durable plant bereits, weitere Funktionalitäten einzubinden. Dazu soll unter anderem die Absatzplanung mit dem SAP Supply Chain Management (SCM) implementiert werden. In der Logistik stehen weitere Projekte zu den Themen RFID und Pick by Voice an, die ebenfalls für dieses Jahr geplant sind. Mit diesen IT-gestützten Maßnahmen ist Durable gut aufgestellt, um auch in schwierigen Zeiten wettbewerbsfähig zu bleiben.