BTC steht AMAG bei Prozessverbesserungen zur Seite

In vielen Firmen mit einem größeren Bestand an Dienstwagen spielt das Thema Flottenmanagement als Kombination von Fuhrparkverwaltung und Controlling eine große Rolle. Leasinganbieter übernehmen dies und sind umso effizienter, je optimaler die komplexen Abläufe zur Koordination vieler Fahrzeuge gehandhabt werden.

Als ein auf dieses Geschäft spezialisierter Anbieter von Finanzdienstleistungen beauftragte die in der Schweiz ansässige AMAG Leasing AG das Prozessberatungsteam des Beratungs- und IT-Servicedienstleisters BTC AG mit einer Aufnahme und Analyse der Ist-Prozesse im Flottenmanagement und des Privat- und Firmenkundengeschäfts. Ferner sollte BTC Maßnahmen zur Optimierung für eine neue Soll-Konzeption vorschlagen.

Als größte Importeurleasing-Gesellschaft am Schweizer Markt deckt die AMAG alle Bedürfnisse vom Finanzleasing bis zum Flottenmanagement ab. Die Beratung der Markenpartner sowie der Leasingkunden steht im Mittelpunkt.

Zur Dokumentation setzte der Projektpartner BTC das Prozessmodellierungstool BONAPART ein.

AMAG legte von Anfang an größten Wert auf einen umfangreichen Wissens- und Know-how-Transfer. Am Ende des Projektes sollten die Projektteilnehmer in der Lage sein, weitere Prozesse selbständig aufzunehmen, zu modellieren, zu validieren sowie zu analysieren und dieses Wissen an weitere Mitarbeitende der AMAG weiterzugeben.

Fachliche Vorgabe für das Projekt war, für eine durchgehende Prozesstransparenz sorgen zu wollen und Vorkehrungen für eine insgesamt einheitliche Datenbasis zu schaffen. Bis dato waren Aktivitäten wie das An- und Abmelden von Tankkarten, der Umgang mit Versicherungen oder auch die Nutzung automatisch geprüfter Adressdaten nicht miteinander gekoppelt. Bei der Ist-Aufnahme zeigte sich, dass eine Vielzahl von manuellen Tätigkeiten notwendig ist, die ohne jede Systemunterstützung durchgeführt werden. Zudem erfordert das Abarbeiten sehr viele unterschiedliche Hilfsmittel. Bei einer Reihe von Tätigkeiten müssen die Daten zum Teil unabhängig von den vorhandenen Systemen abgelegt / gespeichert werden, werden jedoch oft zu einem späteren Zeitpunkt im Prozessablauf erneut manuell eingepflegt. Weil zunächst kein systemischer Abgleich zwischen den unterschiedlichen Systemen vorhanden und möglich ist, sind fehleranfällige Doppelerfassungen an der Tagesordnung.

Durch das Projekt konnten alle definierten Ist-Prozesse dokumentiert und alle in Bewilligungsprozessen relevanten gesetzlichen Bestimmungen (Konsumkreditgesetzt, Geldwäschereigesetz) berücksichtigt werden. Durch die Empfehlung verschiedener Datenimport- und Exportmöglichkeiten wurden Voraussetzungen geschaffen, um in einem neuen System vom Kunden zum Kunden reichende end-to-end-Prozesse aufzubauen. Dieses soll als führendes System künftig den Anwender durch die Prozesse führen.

Zur kurzfristigen Optimierung wurden bereits einzelne Prozessschritte optimiert. So wird künftig die mit besserem Verständnis und Kenntnis der Verträge und Kunden ausgestattete Fachabteilung die Verbuchung der Tankkarten durchführen. Zur Vermeidung manueller Eingriffe wird das Datum einer Kartensperre auf das Folgequartal gesetzt.

Ingesamt gelang es dem Projektteam, in einer knapp viermonatigen Projektzeit die Mitarbeiter aber auch die Händler für ein reibungsloses Ineinandergreifen aller Aktivitäten zu sensibilisieren. Schulungen und Coachings waren das wesentliche Instrumentarium für den erwünschten Know-how-Transfer.